Blood Cancer UK: 4 πράγματα που μάθαμε από την οργάνωση μιας εικονικής εκδήλωσης

Όταν χτύπησε ο COVID-19, Καρκίνος αίματος Ηνωμένο Βασίλειο έχασε εκατομμύρια λίρες. Η δραστηριότητά μας για τη συγκέντρωση κεφαλαίων είχε βαρύνει σε μεγάλο βαθμό την περιφερειακή δραστηριότητα, τη συγκέντρωση κεφαλαίων από την κοινότητα και τις εκδηλώσεις μαζικής συμμετοχής, έτσι, όπως και πολλές άλλες φιλανθρωπικές οργανώσεις, η έναρξη της πανδημίας μας επηρέασε πραγματικά. Από την άλλη πλευρά, τα άτομα με καρκίνο του αίματος είναι ιδιαίτερα ευάλωτα στον COVID-19 και είδαμε δεκαπλάσια αύξηση της ζήτησης για υπηρεσίες, όπως η γραμμή βοήθειας.

Τα χρήματα δεν έμπαιναν όπως τα χρειαζόμασταν και ως ομάδα καθίσαμε, κοιτάξαμε το χαρτοφυλάκιό μας και αναρωτηθήκαμε τι εκδηλώσεις μπορούμε να κάνουμε στον εικονικό χώρο; Αυτή ήταν η αρχή του πρώτου μας Εικονική ποδηλασία από Λονδίνο προς Παρίσι.

Μια σύντομη ιστορία της ποδηλατικής μας εκδήλωσης από το Λονδίνο στο Παρίσι

Η ποδηλατική διοργάνωση από το Λονδίνο στο Παρίσι ήταν στο χαρτοφυλάκιό μας εδώ και χρόνια και τοποθετήθηκε ως μια εμπειρία υπέρ των αναβατών. Οργανώσαμε κλεισίματα δρόμων, υπήρχαν μηχανικοί που θα ανέβαιναν και οι αναβάτες ήταν έτοιμοι να πάνε ξανά μέσα σε λίγα λεπτά, προσφέραμε επίσης μασάζ σε σημεία διακοπής και φροντίσαμε τις απαιτήσεις τροφίμων. Ήταν μια εμπειρία εκδήλωσης υψηλής ποιότητας. Ωστόσο, πριν από τον COVID-19 και τους αρχικούς περιορισμούς του lockdown, είχαμε ήδη κάνει τη σκληρή έκκληση να ακυρώσουμε τον κύκλο λόγω μείωσης της συμμετοχής και αύξησης των εξόδων.

Το Virtual μας πρόσφερε την ευκαιρία να ξανασκεφτούμε την εκδήλωση και στην πορεία ανακαλύψαμε τέσσερα βασικά μαθήματα από τη διοργάνωση της πρώτης μας εκδήλωσης εικονικής ποδηλασίας.

1. Γνωρίστε το κοινό σας και αναγνωρίστε τα δυνατά σας σημεία

Δυνατότητα συγκέντρωσης κεφαλαίων

Πριν αποφασίσουμε να περάσουμε τη διαδρομή από το Λονδίνο στο Παρίσι, ξεκινήσαμε εξετάζοντας το σύνολο του χαρτοφυλακίου εκδηλώσεων και το αθλητικό κοινό μας. Πού ήταν τα λεφτά; Πού ήταν οι ευκαιρίες; Το Λονδίνο προς το Παρίσι εμφανίστηκε ως βασική ευκαιρία καθώς είχε υψηλές δυνατότητες συγκέντρωσης κεφαλαίων. Οι προηγούμενοι συμμετέχοντες μας ήταν δωρητές υψηλής αξίας: ενθουσιώδεις ποδηλάτες που είχαν δείξει υψηλή μέση αξία δώρου. Ο χώρος εικονικών εκδηλώσεων είναι τόσο ανταγωνιστικός, οπότε θεωρήσαμε ότι έπρεπε να βασιστούμε σε υπάρχοντες δωρητές που ξέραμε ότι θα μπορούσαν να συγκεντρώσουν περισσότερα κατά μέσο όρο, αντί να στρατολογήσουν νέους.

Συνδέσεις με την αιτία

Οι προηγούμενοι συμμετέχοντες μας έκαναν την εκδήλωση κάθε χρόνο και είχαν μια πολύ στενή σχέση με τη φιλανθρωπία και τον καρκίνο του αίματος. Ο ομαδικός δεσμός που δημιουργήθηκε στη βόλτα είχε αποδειχθεί βασικός και αυτό ήταν που κρατούσε τους ανθρώπους να επιστρέφουν κάθε χρόνο. Εάν μπορούσαμε να δημιουργήσουμε ένα εικονικό περιβάλλον για να επανέλθουν οι ομάδες, ιδιαίτερα σε μια εποχή που οι άνθρωποι είναι τόσο μακριά και δυνητικά μόνοι τους, τότε αυτό φαινόταν σαν ένα ισχυρό σημείο πώλησης που θα παρακινούσε τους ανθρώπους να συμμετάσχουν.

Υπάρχουσες συμπεριφορές

Γνωρίζαμε επίσης πολλά για τις συμπεριφορές των υπαρχόντων συμμετεχόντων μας και ότι τους άρεσε να κάνουν ποδηλατικές εκδηλώσεις τον Σεπτέμβριο, που είναι ο Μήνας Ευαισθητοποίησης για τον Καρκίνο του Αίματος, και έτσι πιστεύαμε ότι αυτή η εκδήλωση θα συνέδεε καλά με τους στόχους μας και τα ενδιαφέροντα των υποστηρικτών μας.

Αποφασίσαμε να οργανώσουμε μια εικονική ποδηλατική πρόκληση από το Λονδίνο στο Παρίσι που ζητούσε από τους ανθρώπους να κάνουν ποδήλατο 300 μιλίων που ισοδυναμούν με 300 μίλια όλο τον Σεπτέμβριο, είτε σε τοπικούς δρόμους είτε σε σταθερό ποδήλατο, με κάθε άτομο να καλείται να έχει στόχο £300 – μια λίβρα ανά μίλι.

2. Συνδημιουργήστε με τους υποστηρικτές σας

Μόλις είχαμε την ιδέα να κάνουμε τη βόλτα μας με το ποδήλατό μας μια εικονική εκδήλωση, επικοινωνήσαμε με μερικούς από τους αρχηγούς των μεγάλων ομάδων μας από την προσωπική εκδήλωση. Αυτοί ήταν οι άνθρωποι που παρακολουθούσαν κάθε χρόνο και στρατολογούσαν 20-30 άτομα για να πάρουν μέρος στη βόλτα μαζί τους. Μιλήσαμε μαζί τους και ρωτήσαμε εάν α) θεωρούσαν ότι ήταν μια καλή ιδέα εκδήλωσης και β) αν θα ενδιαφερόταν να λάβει μέρος και να προσκαλέσει τις επαφές τους να εγγραφούν επίσης. Ήμασταν ενθουσιασμένοι που ακούσαμε κάποια ναι και τους ενθαρρύναμε ενεργά να βγουν στα δίκτυά τους, καθώς αυτό μας παρείχε μια άμεση ομάδα περίπου 100 πιθανών προσλήψεων χωρίς να χρειάζεται να ξοδέψουμε ούτε μια δεκάρα από τον προϋπολογισμό μας.

Το δεύτερο μας στάδιο ήταν να δημιουργήσουμε μια ομάδα έργου με τους προηγούμενους συμμετέχοντες μας για να τους εμπλακούν στη δημιουργία της εκδήλωσης. Πρέπει να υπάρχουν κίνητρα; Πώς θα θέλατε να μοιάζει το microsite; Χρειαζόμαστε μητρώο; Δουλέψαμε μαζί τους σε κάθε στοιχείο της εκδήλωσης, καθώς θέλαμε να αισθάνονται ότι συμμετέχουν και διαπιστώσαμε ότι η ομάδα επένδυσε διανοητικά, γεγονός που τους έκανε πιο ανοιχτούς στην προώθηση της στα δίκτυά τους.

Έχουμε στην πραγματικότητα μια σελίδα εκδηλώσεων στο Facebook που έχει πάνω από 700 μέλη από προηγούμενες διαδρομές. Όταν ήρθε η ώρα να προωθήσουμε την εικονική εκδήλωση, ένας από τους υποστηρικτές μας δημοσίευσε στη σελίδα και διαπιστώσαμε ότι το μήνυμα peer-to-peer είχε πιο ισχυρή ανταπόκριση από τις αναρτήσεις από τη φιλανθρωπική ομάδα που δεν γνώριζε προσωπικά τους προηγούμενους συμμετέχοντες.

3. Χτίστε μια κοινότητα

Η τρίτη μας εκμάθηση ήταν να χτίσουμε μια κοινότητα. Οι άνθρωποι κάνουν αυτές τις εικονικές εκδηλώσεις σε ατομική βάση και το να διανύουν 300 μίλια σε ένα μήνα είναι ένα μεγάλο αίτημα για μερικούς ανθρώπους. Σκεφτήκαμε την ομάδα εκδηλώσεών μας στο Facebook και αυτά τα 700 άτομα, αναρωτιόμασταν πώς θα μπορούσαμε να τους συγκεντρώσουμε και να τους κάνουμε να μιλήσουν ο ένας στον άλλο με τρόπο που να αισθανόμαστε οργανικά. Αυτό μας οδήγησε να τους θέσουμε την πρόκληση να βρουν το Παρίσι ή τη Γαλλία στις τοπικές τους περιοχές. Αυτό είχε θετική ανταπόκριση με μερικούς ανθρώπους να πηγαίνουν με ποδήλατο στον πύργο του Μπλάκπουλ, ένα άτομο να φωτογραφίζεται στην «Οδό του Παρισιού» στο Γιορκσάιρ και πολλά άτομα να ανεβάζουν την τέχνη της διαδρομής τους στο Strava. Μόλις οι άνθρωποι άρχισαν να μιλάνε, η συζήτηση συνέχισε και η ομάδα παρέμεινε αφοσιωμένη καθ‘ όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης ενός μήνα. Στην πραγματικότητα, στην έρευνά μας μετά την εκδήλωση, πολλοί αναβάτες ανέφεραν την ομάδα ως κορυφαίο γεγονός.

Έξω από την ομάδα του Facebook, κοιτάξαμε ένα το επιλογές εικονικών συμβάντων στο JustGiving και δούλεψε με τους Ομάδα Ψηφιακών Υπηρεσιών να δημιουργήσετε ένα κατά παραγγελία microsite καθώς θέλαμε να προσφέρουμε στους συμμετέχοντες μας μια εμπειρία εκδήλωσης υψηλής ποιότητας. Γνωρίζαμε ότι οι συμμετέχοντες μας ήταν συνήθως ανταγωνιστικοί άνθρωποι, γι‘ αυτό ενσωματώσαμε βαθμολογικούς πίνακες εξ αποστάσεως και συγκέντρωσης χρημάτων στον νέο μας μικροϊστότοπο εικονικών εκδηλώσεων, βοηθώντας μας να παρακινήσουμε και να ενώσουμε τους αναβάτες.

4. Να είστε καινοτόμοι, ευρηματικοί και να δοκιμάσετε πράγματα!

Τέλος, μάθαμε ότι είναι σημαντικό να είσαι καινοτόμος, να είσαι πολυμήχανος και απλώς να δοκιμάζεις πράγματα. Εάν δεν λειτουργεί, τότε είναι εντάξει – δώσε το και είσαι γενναίος. Είχαμε εκατοντάδες μετάλλια που είχαν απομείνει από εκδηλώσεις που δεν μπορούσαν πλέον να πραγματοποιηθούν, οπότε αποφασίσαμε να τα χρησιμοποιήσουμε ως κίνητρο συγκέντρωσης κεφαλαίων για εράνους που συγκέντρωσαν πάνω από 100 £. Κάναμε το ίδιο για τις φανέλες μας, οι οποίες λειτούργησαν εξαιρετικά καλά όπως είχαμε κάνει rebrand τον Απρίλιο, προσφέροντάς τις σε έρανοι που είχαν φτάσει στο όριο των 300 λιρών. Καθώς ήταν κάτι καινούργιο, ένιωθαν σαν ένα πραγματικό προνόμιο για τους υποστηρικτές μας – δεν πρέπει ποτέ να υποτιμάτε την αξία του κιτ σας!

Προσπαθήσαμε επίσης να διοργανώσουμε ένα γαλλικό εορταστικό δείπνο για να συνδέσουμε τους συμμετέχοντες μας και να ενισχύσουμε τη συγκέντρωση χρημάτων. Μέρος του γκαλά ήταν παρασκευή κοκτέιλ και από τα 30 άτομα που συμμετείχαν στη βιντεοκλήση, μόνο τρία συμμετείχαν. Δεν λειτούργησε, αλλά είναι εικονικό, είναι νέο και πρέπει να δοκιμάσεις νέα πράγματα για να πάρεις τις σημαντικές γνώσεις.

Δοκιμάστε τις εικονικές εκδηλώσεις

Κανείς από εμάς δεν έμαθε πώς να δημιουργεί την τέλεια εκδήλωση μαζικής συμμετοχής σε μόλις ένα χρόνο, χρειάστηκε χρόνος για να μάθουμε τι λειτουργεί και τι όχι. Το ίδιο ισχύει και για εικονικά γεγονότα. Πρέπει να προσπαθήσουμε, να δοκιμάσουμε νέες ιδέες και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσουμε τις γνώσεις στην πορεία. Είχαμε έναν στόχο 40.000 £ τον οποίο καταφέραμε να ξεπεράσουμε, συγκεντρώνοντας πάνω από 63.000 £ εξαιρουμένης της βοήθειας για δώρα, με το μέσο ποσό που συγκεντρώθηκε ανά συμμετέχοντα να είναι φανταστικά 453 £.

Δεν είχαμε ποτέ φανταστεί ότι τέτοιου είδους αποτελέσματα θα ήταν δυνατά από ένα εικονικό συμβάν. Στην πραγματικότητα, είμαστε τόσο ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα που διοργανώνουμε ήδη την εικονική μας εκδήλωση από το Λονδίνο στο Παρίσι 2021 με την υποστήριξη της ομάδας Ψηφιακών Υπηρεσιών της JustGiving, η οποία μας βοηθά να δημιουργήσουμε έναν ακόμη μεγαλύτερο και καλύτερο μικροϊστότοπο εικονικών εκδηλώσεων.

Ξεκινάτε τη δική σας εικονική πρόκληση φέτος; Μάθετε περισσότερα σχετικά με τα εργαλεία εικονικών εκδηλώσεων που είναι διαθέσιμα σε φιλανθρωπικές οργανώσεις στο JustGiving